由於疫情升溫，封境封城、遠距教學、遠距辦公等，已快速地改變了人類的生活與工作方式。以日本為例，根據東京都的調查，2020年3月前只有24％的企業實施遠距辦公（居家辦公）；但到了2021年2月時，數字上升至64％。其中，員工人數超過300人的企業，實施遠距辦公機制的比例更是高達8成。 尤其是遠距辦公，在日本面臨2大課題：一是如何維持工作的效率化；二是對職場環境變化的憂心。前者是指無紙化、無印章化的業務流程設計，以及事項討論與意見溝通平台能否順暢運作。針對此一課題，通常只要企業上層採取全公司一致的標準，就可以獲得相應的改善。後者則是指企業內部業務場域的管理課題，包括：工作環境、人際關係、業務內容與裁量權等，必須採取個別的對應方針。
遠距回不去 職場可視化閱讀空氣
事實上，目前困擾日本企業管理的課題，主要還是對職場環境變化的憂心。一般而言，日本企業的主管階層是透過量化與質性資訊來進行職場管理。
量化資訊是指包括：加班時數、業務目標等以數字呈現的資料，而質性資訊則是指主管透過「閱讀空氣」（察言觀色）所感受的職場氛圍。其中，如何蒐集與判讀質性資訊，是多數日本企業評價管理能力的重要指標。
長期以來，關注職場氛圍的日本主管，是透過職場或同僚聚餐的日常交談，觀察下屬的氣色與表情後，因應其工作狀況而給予指導、勉勵等不同的回應。而落實此一職場管理的權威，除了來自主管的年資、能力之外，也與實體辦公室的環境有關。例如：獨立的辦公室或較大辦公桌，都是管理權力「可視化」的設計，可協助主管有效進行職場管理。然而，在遠距辦公的制度下，職場環境的質性資訊不易蒐集，形成日本企業主管的管理困境。
另一方面，除了業務單位以業績評量之外，日本企業的多數部門採取質性評量的職務主義。業務支援、總務、會計等部門的企業員工，在工作領域獲得的成就感與滿足感，主要來自於上司的肯定與同僚的評價。在遠距辦公的職場環境下，面對面的溝通被電子郵件所替代，大大降低員工的成就感與滿足感。
面對遠距辦公下的職場環境變化，企業又該如何因應？簡單來說，就是要同時採取消極與積極的職場管理策略。消極的管理策略是指，與品質、成本、交期(Quality, Cost, Delivery, QCD)有關的業務，在遠距辦公的情況下，必須擬定「可視化」管理的機制。企業主管須善用專案管理軟體，將所管的業務計畫的品質、時程、費用轉為可視化的圖表，既可在團隊內部進行資訊共享，也可協助主管掌握專案進度。
溝通大丈夫 主管管理腦筋急轉彎
企業的積極管理策略是指，順勢調整傳統「由上至下」的垂直式管理思維，鼓勵企業員工組成小型的、互動頻繁的、具裁量權的「品管圈」(Quality Control Circle)。其中，管理階層掌控業務的實質目標，而員工則進行自發性的職場管理。
積極型的管理策略，除了可持續維持主管的管理權威之外，亦可達成下述2項重要的管理目標：以放寬業務權限、建立可視化成果，來激勵員工的工作士氣；以及透過可視化的資訊共享，消除企業內部因遠距辦公導致的溝通障礙。特別是富士通(Fujitsu)、NEC、日立(HITACHI)等員工人數眾多的大企業而言，在疫情的考量以及技術、成本皆可支援的情況下，多已採取遠距辦公。
重賞有勇企 軟硬兼施績效漲
與大企業相較，一般的日本中小企業，無論是實施的比例還是落實的程度，遠遠比不上大企業。然而，在日本政府的補助（如經產省的IT導入補助金）、人才的招聘（可遠距辦公的企業較受求職者青睞）、固定成本的節省（辦公室電費、員工交通費補貼）等考量下，日本中小企業也開始積極導入遠距辦公制度。
特別是固定成本的節省，對日本中小企業有著一定的吸引力。根據日本總務省的調查，採行遠距辦公的企業平均可節省43％的電費。若加上辦公室影印的碳粉、紙張費用，企業節省的成本非常可觀。此外，根據日本千葉縣勞動局的調查，對於交通費用津貼，大企業員工平均每月可獲得57,000日圓，中小企業員工平均每月可獲得42,000日圓的津貼。採用遠距辦公的企業，可省下一大筆員工交通費用津貼。
自疫情蔓延以來，已有許多日本中小企業實施遠距辦公而提高經營績效的成功例子。例如：位於東京都的SAI-BRAND，是一家成立10年的街道景觀工程中小企業，主要的營業項目包括：小型橋梁、河濱公園的設計與施工。疫情後，該公司立即於2020年4月安排設計、會計、營業等單位員工實施遠距辦公。
除了免費提供遠距辦公所需的硬體設備（如筆記型電腦、Wifi路由器等）外。為了彌補遠距辦公所衍生出的電費、網路費用支出，該公司提供員工每月5萬日圓的特別津貼。而在公司的全力支持下，包括請款單、估價單在內的大部分文件，皆可透過電子化處理，節省了文書往來的成本與時間。現場施工團隊則是透過日本中小企業專用的溝通視訊軟體Cybozu Office、Line、Zoom與同僚進行即時聯繫與共享資訊，更有效地掌控業務計畫的進度。
另一家中小企業則是位於日本岡山縣，創業至今超過百年的Work Smile Labo（原名「石井事務機Center」）。該公司在2016年就開始建置勞務管理、溝通平台、資訊安全等系統，逐步導入遠距辦公的制度。在有限的營運資金下，Work Smile Labo不斷地嘗試彙整各種不同的軟硬體設備，成功地將遠距辦公的成本降到每月6萬日圓。包括：差勤雲端管理系統（每月1萬日圓）、業務管理系統（每月1萬日圓）、視訊會議系統（每月1萬日圓），以及資訊安全系統（每月3萬日圓）。
在疫情期間，Work Smile Labo的女性員工可依據小孩的上下課，自行安排居家辦公的時間。在推動遠距辦公期間，該公司員工的加班時間減少了5成，但企業的營業額反而增加了5％，而利潤更是增加了15％以上。不僅提昇了企業的整體營收，也讓該公司成為岡山縣內求職者最想進的公司之一。
在可預見的未來，企業與疫情的共存，還會持續一段時間。因應疫情而急速擴大的遠距辦公，也將逐漸從暫時性措施轉變為制度性安排。對於日本的企業來說，未來生存的關鍵，除了市場之外，還有職場。這意味著，唯有順利適應與掌控遠距辦公職場環境的企業，才有更大的機會取得制度性的競爭優勢而成為最後的贏家。（本文作者為政治大學國際事務學院教授）
【本文出自《能力雜誌》2021年6月號；訂能力電子雜誌；非經同意不得轉載、刊登】
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